Première étape du processus de gestion de la formation, l’analyse de besoins constitue une forme de paradoxe. D’abord, tout le monde, autant théoriciens que praticiens, s’entend sur l’importance de l’analyse de besoins, de ses impacts positifs sur les étapes subséquentes. L’analyse des besoins de formation permet en effet de :
Cependant, en même temps, dans les faits, l’analyse des besoins n’est pas réalisée de manière systématique. On peut même affirmer qu’il s’agit d’une étape négligée. Dans une étude portant sur l’efficacité de la formation en entreprise, à partir de 400 recherches et étude terrain, Arthur, Bennett, Edens et Bell (2003) affirment qu’à peine 6 % de ces études font référence à la réalisation d’une analyse de besoins.
Pourquoi, malgré sa valeur reconnue, l’analyse de besoins demeure-t-elle très souvent négligée? Trois raisons principales peuvent être avancées :
Une fois convaincu des avantages de l’analyse de besoins, comment peut-on s’y prendre pour la réaliser de façon optimale, entre la qualité et l’exhaustivité de l’analyse et la contrainte du temps?
Très souvent le besoin est exprimé sous forme d’une demande : « J’ai besoin d’un cours sur… ». Cette façon d’identifier les besoins de formation, dite « par thème »2 est certes simple et rapide, mais elle présente une limite importante au plan de la pertinence. Sa principale limite est que nous n’avons pas accès au processus de réflexion du demandeur, au terme duquel il arrive à formuler cette demande.
Dans cette situation, la question fondamentale à poser est « Pourquoi? » : « Pourquoi ce cours, Quelle en sera l’utilité? Qu’est ce qui vous amène à formuler ce choix »? Cette question, très simple a priori, n’est pas toujours facile à poser, principalement à cause de la pression du temps (caractère d’urgence) et de celle de notre interlocuteur (« Je sais parfaitement bien ce dont j’ai besoin »)
La compréhension de la demande, via la question « pourquoi? », amène à l’exploration de la réalité de travail des personnes visées, du plus général vers le plus spécifique : la fonction, le rôle, les tâches à réaliser, les critères de performance. La pertinence des besoins et, par conséquent, des actions de formation et/ou de gestion qui en découleront, sera fonction de la qualité du lien qui sera établi avec la réalité de travail.
Lorsque l’analyse de besoins s’appuie sur la réalité de travail, les besoins de développement de compétences s’inscrivent dans trois types de contextes3 :
Ces trois contextes, pour lesquels des besoins de formation doivent être identifiés, exigent d’approfondir la réalité de travail sous-jacente :
Lorsque la formation est vue comme une solution à l’amélioration de la performance dans la réalisation du travail, l’analyse de besoins vise d’abord à vérifier si la cause du problème provient bien d’un manque de compétences. C’est connu, la formation est très souvent vue comme la panacée, la solution qui permettra de résoudre l’ensemble des problèmes! Ce qui n’est malheureusement pas le cas! Alors, lors de la première étape de l’analyse de besoins, dans ce type de contexte, il faut prendre le temps de questionner le demandeur pour vérifier si l’écart de performance constaté provient véritablement d’un manque de compétences et si c’est le cas, quelle portion revient aux compétences et quelle autre portion découle d’autres facteurs.
Le modèle SVP permet d’identifier les causes du problème de performance. Trois causes sont possibles : Savoir, Vouloir, Pouvoir.
Savoir
Vouloir
Pouvoir
Ce n’est pas nécessairement courant, mais néanmoins essentiel. Dès l’étape de l’analyse de besoins, il faut commencer à penser à la pérennité des compétences. Une fois les compétences développées, comment s’assurer que les apprentissages réalisés seront réellement mis en application et qu’ils se maintiendront dans le temps? L’analyse de besoins sert donc également à vérifier la présence ou la non-présence de conditions qui pourront favoriser le transfert des apprentissages à la réalité de travail des apprenants et, le cas échéant, faire des propositions en ce sens. Ces conditions sont liées à l’environnement de travail :
L’analyse de besoins est une étape clé dans le processus de formation. Comme professionnel du développement des compétences, voici des gestes clés à poser qui permettront d’optimiser le développement des compétences.
[1 L’expression « besoins de formation » désigne plus largement les besoins de consolidation/développement des compétences, besoins qui peuvent être comblés par diverses actions, notamment la formation.
[2 Jean-François Roussel, Gérer la formation, viser le transfert, Éditions Guérin, 2011.
[3 Roussel, idem